Um guia completíssimo sobre como lidar com o home office de uma forma mais tranquila nesse tempo de crise

>> ÍNDICE

1. O que é Home Office?

2. Como ser produtivo em casa

3. Como lidar com filhos e família trabalhando em casa

4. Cuidados com a Comunicação Online de Equipes 

5. Dicas de ferramentas e comunicação online

6. Como fazer boas reuniões online (e presenciais, assim que tudo se normalizar)

O que é Home Office?

Home office é uma expressão em inglês que significa “escritório em casa”, numa tradução livre. É um regime de trabalho que muitos profissionais já adotam por questões de custo e comodidade.

Trabalhar em home office exige muito foco para manter a produtividade, já que as distrações são muitas: desde a vontade de ficar na cama e só assistir TV ou a louça para lavar e crianças querendo brincar. Por isso, não é fácil manter o mesmo ritmo do trabalho no escritório.

Em contra-partida, o home office oferece muito mais qualidade de vida: menos tempo de transporte até o trabalho faz com que você possa tomar um café da manhã com mais calma, como também preparar o almoço de forma mais saudável – além de, é claro, poder passar mais tempo com a família ou tirar aquela sonequinha pós almoço.

Mas uma coisa é fato: é preciso aprender a lidar com o home office e fazer do trabalho em casa um aliado para a sua rotina – e uma solução viável para o seu negócio, talvez não só em momentos de reclusão social como estamos passando agora.

E é sempre importante lembrar que: home office não é férias!

Home Office & Produtividade

Dicas importantes para você

Tente criar um local de trabalho real, para manter a rotina

Eu sei que não é fácil. Talvez você não terá nada melhor do que a sua mesa de jantar para trabalhar. Mas procure não ficar na cama ou no sofá: suas costas agradecem!

Estar sentado em um lugar onde você possa apoiar o computador, seus papéis de forma parecida como você faz no trabalho aumenta, e muito, a produtividade – além de evitar o sono.

Tenha sua carga horária de trabalho normal com hora para começar e hora para terminar

Não caia na ilusão de dormir até mais tarde ou de colocar o soneca para despertar 50x. Procure manter uma rotina de horário parecida com a do trabalho e tome um banho para acordar bem. A tentação de voltar para a cama e continuar resolvendo coisas pelo celular é grande. Por isso, procure manter uma rotina normal – como se fosse sair para trabalhar.

Não perca interação com a sua equipe, faça reuniões por vídeo conferência, por exemplo

Um dos principais desafios do home office é a solidão. Por isso, não deixe de continuar fazendo reuniões com a sua equipe via Skype, Whatsapp ou outras ferramentas de comunicação (falaremos mais abaixo).

 

Liste tarefas e especifique datas de entrega

Faça uma lista de coisas que precisam ser feitas durante a semana e distribua ao longo dos dias. Coloque prazos de entrega para que seja mais fácil organizar as pendências.

Deixe espaço na sua agenda também para responder às dúvidas de clientes, fazer pedidos e organizar entregas.

Faça pausas quando necessário, mas não as prolongue

Outra cilada do home office é trabalhar o tempo todo. Ou pior, ficar enrolando o dia todo e ter que tirar todo o atraso a noite. Por isso, além de tentar manter a rotina normal de horários, também procure manter uma rotina de pausas para que o seu cérebro possa descansar.

Dica importante: procure não ficar olhando os grupos do WhatsApp com notícias sobre o vírus.

Evite trajes como o pijama! Arrume-se como se estivesse indo trabalhar fora de casa

Nada de pijamas! Mostre para o seu cérebro que o momento é de foco e concentração – e não de dormir e relaxar. Trocar o pijama por roupa de trabalho ajuda o seu cérebro a entender que o momento mudou. Não se preocupe, pode ser uma roupa de trabalho mais confortável, o importante aqui é evitar a tentação de voltar para cama.

Home Office

& Família

Como lidar com o trabalho com filhos em casa?

Reúna toda a família e explique a situação de forma racional e objetiva 

Converse com seu parceiro, pai, mãe e filhos sobre a necessidade de ter que trabalhar em casa e que esse não é um momento de férias e descanso.

Se possível, defina limites físicos 

Um quarto ou um canto da sala onde será dedicado para o seu escritório, onde as pessoas precisam respeitar a entrada.

Crie regras para intromissões 

Defina situações em que você deve ser chamado e regras como bater na porta e esperar que você abra antes de entrar no quarto/sala

Crie regras de horários para relaxamento/convivência em conjunto

Também delimite os horários em que você poderá estar com todos, ajudando nas tarefas ou inclusive curtindo com todo mundo.

Se você e seu parceiro(a) estão em casa com as crianças e os dois precisam trabalhar

Crie horários de revezamento e avise, também, a empresa sobre os horários que você estará mais disponível.

Entenda as necessidades das crianças e equipe-se

As crianças têm seus horários – e teremos que adaptar o trabalho a elas. Aproveite o horário da soneca, do programa preferido na TV. Mas cuidado para não os deixar o dia todo em frente à televisão. Filmes infantis, giz de cera, atividades, massa de modelar, casinha: tenha um arsenal de atividades que você possa entreter o seu filho por mais tempo sem a necessidade de ficar supervisionando ele o tempo todo. Assim você pode focar em atividades mais longas nesse período

Cuidados com a Comunicação Online de Equipes trabalhando em casa

CUIDADO: Não introduza muitas ferramentas ao mesmo tempo

É claro que adicionar alguns aplicativos podem ajudar você e a sua equipe a serem mais produtivas. Mas muito cuidado, por que qualquer mudança precisa de tempo para adaptação – e pode gerar ainda mais estresse ou produtividade.

Evite adotar o WhatsApp como central de comunicação

Não temos apenas o grupo da empresa no WhatsApp. E, ainda, é provável que todos se distraiam ou fiquem ainda mais ansiosos com tantas informações sobre o Corona Vírus que andam circulando.

Tome cuidado com o senso de urgência desnecessário

Cuidado com o excesso de cobrança. É natural que a produtividade diminua um pouco no home office, por isso, não cobre a sua equipe de estar 100% online o tempo todo. Isso pode gerar conflitos. Seja empático pois a situação não está fácil para ninguém. Mais do que cobrar, estipule prazos razoáveis e deixe que os funcionários se programem para a entrega. Não abandone, mas não sufoque quem trabalha com você.

Acabe com a sobrecarga de informação

Diminua a distribuição de notícias sobre o Corona Vírus. Que é perigoso nós já sabemos. Que muita coisa vai mudar também. Os cuidados são básicos: limpeza e higienização constante, isolamento e cuidado com a sua saúde.  Muita informação (que não são tão positivas assim) prejudicam a produtividade e deixam a gente ainda mais ansioso e em pânico – o que não ajuda ninguém, neh!?

Dicas de ferramentas para comunicação online

Alguns aplicativos que podem te ajudar:

Para reuniões: Skype, Zoom, Google Hangouts

Para gerenciamento de arquivos: Google Drive e Dropbox

Para anotações: Evernote e OneNote

Para comunicação entre equipes: Slack e Teams

Como fazer boas reuniões online

(e presenciais, assim que tudo se normalizar)

  • Agende um horário padrão para a sua reunião onde todos possam estar presentes – se nem todos puderem nos horários, garanta que a informação chegue a todos posteriormente;
  • Faça uma pauta (quais são os assuntos que precisam ser tratados);
  • Faça um “aquecimento”: pergunte como cada um está (e escute de verdade), de preferência, registre o que as pessoas comentaram (esse passo é importante por que incentiva as pessoas a falarem e mostra que serão ouvidas);
  • Apresente os tópicos da pauta;
  • Tenha alguém responsável por escrever a ata e enviar no final da reunião para todos;
  • Faça uma revisão do que aconteceu na semana que passou avaliando o que foi feito, o que não foi feito e por quê;
  • Trace os próximos passos;
  • Coloque responsáveis para cada atividade, explique como elas precisam ser feitas e quais os padrões de qualidade e, se necessário, uma data para avaliação antes do prazo final de entrega;

DICA BÔNUS: incentive que as pessoas escrevam suas responsabilidades para a semana em um papel e compartilhe com você.

Para casos em que você precise dar uma “bronca” ou corrigir algum comportamento:

Se for algo individual: converse com a pessoa individualmente, não na frente da equipe.

Se for algo coletivo, fale em reunião, mas tome alguns cuidados:

 

  • Foque no fato – e não nas pessoas;
  • Não use adjetivos de julgamento – apenas apresente o que aconteceu;
  • Explique que isso não é uma conduta/atitude que queremos como time;
  • Pergunte o que pode ser feito para que aquilo não se repita (e escute as respostas);
  • Defina com as pessoas os próximos passos;
  • Pergunte se elas têm algo para acrescentar e se estão de acordo;
  • Mande a pauta/decisão por WhatsApp ou e-mail em seguida;

Esperamos que você tenha gostado do nosso guia

Nós sabemos que o momento é delicado, pro isso, desenvolvemos esse guia para fortalecer nossos negócios e ajudar todo mundo a passar por esse momento da melhor forma possível.

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Cuide de você e de sua família – vamos passar por essa!

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