Realidade nos grandes centros, o Anywhere Office (escritório em qualquer lugar) tem grandes chances de virar tendência em todo o Brasil, considerando os altos valores de aluguel e a mudança de percepção de que é possível sim, para muitos negócios, trabalhar sem necessariamente ter uma sala comercial ou escritório fixo.

Impulsionada por uma mudança de comportamento forçada, onde os consumidores foram obrigados a ficar em casa e fazer/pedir tudo pelo celular, percebemos a importância de ocupar, de vez, o nosso lugar na internet.

O escritório virou um custo. Coloque na ponta do lápis tudo que você gasta com escritório hoje. Imagine a economia anual se você pudesse gastar 40% menos com escritório.

Para isso, são necessárias algumas alterações importantes – independente se você é autônomo ou se tem funcionários e você pretende deixá-los em home office – você precisa adequar o seu negócio a essa nova era.

Separamos uma lista com 5 DICAS sobre como adaptar o seu negócio para essa a nova tendência e continuar operando com maestria:

1. Acesso a documentos e segurança de dados da empresa

Precisamos conseguir acessar dados e arquivos em qualquer lugar, editar de forma simultânea e/ou coordenada. É preciso criar o hábito e a organização de manter os arquivos disponíveis e de fácil acesso a todos, o tempo todo.

Existem muitas soluções no mercado: desde softwares gratuitos como o Dropbox e o Google Drive, a soluções pagas mais robustas que, inclusive, contam com mecanismos para proteger os dados da empresa.

Uma coisa importante é definir regras e até contratos referentes ao acesso, uso e privacidade de dados pelo colaborador quando está em casa. Uma boa conversa pode ser o início, alinhando o comprometimento da equipe. Opções reforçadas também podem ajudar a sua empresa a se resguardar.

Existem muitas soluções no mercado: desde softwares gratuitos como o Dropbox e o Google Drive, a soluções pagas mais robustas que, inclusive, contam com mecanismos para proteger os dados da empresa.

2. Reformulação de processos e regras de trabalho

A forma como fazemos algumas coisas presencialmente não é igual ao online. Precisamos adaptar processos, criar regras e desenvolver novas habilidades para poder lidar com isso no digital.

Não basta simplesmente mudar a operação: precisam ser criados novos processos.

Outra coisa que precisa ser adaptada é a flexibilidade de trabalho – uma vez que, você e/ou sua equipe estando em casa, algumas rotinas podem mudar. Aproveite o momento para utilizar os horários mais produtivos dos seus funcionários, sem esquecer de manter uma rotina como por exemplo, horário de funcionamento.

Ex.: uma vez vi uma empresa em que você poderia entrar até as 9h e sair até as 19h. Ou seja, você poderia fazer seus horários, como ficar mais tempo no almoço para sair mais cedo.

3. Comunicação eficiente online

Temos uma dificuldade gigante de nos comunicarmos de forma eficiente no mundo digital. Trabalhar remotamente requer um cuidado maior, por exemplo, com a elaboração de e-mails mais detalhados sobre o que você gostaria que fosse feito.

Apesar disso, as videoconferências e os áudios nos ajudam muito nesse processo, mas, mesmo assim, como não podemos ficar o tempo todo visualizando o trabalho do coleguinha, uma boa gestão de arquivos e comunicação ajuda muito.

4. Cultura de colaboração e Lideranças capacitadas

Para que as coisas realmente funcionem, precisamos de uma cultura de confiança e colaboração entre a equipe, além de líderes capacitados para cuidar de equipes à distância. A capacidade de delegar com eficiência, motivação e engajamento da equipe, bem como habilidades de comunicação e feedback ajudam muito a manter o time performando – sem pressão.

5. Relacionamento, conexões e qualidade de vida são necessários

Para que a equipe não se sinta solitária, é importante que de tempos em tempos vocês façam algo juntos – como uma reunião ou um happy hour. Isso estreita os laços e ajuda a manter o engajamento.

A convivência com outras pessoas (da empresa ou não) é um fator importante para que a relação com o trabalho seja saudável. Afinal, somos seres sociais.

Uma outra dica bacana é utilizar espaços de Coworking da sua cidade. Com planos flexíveis por hora, o que é bem mais barato do que manter um escritório, você pode fazer com que a sua equipe possa revezar entre trabalhar em casa ou no escritório, onde poderá interagir com outras pessoas, conversar, trocar ideias e também produzir melhor.

Mas qual é o papel do escritório quando a sua empresa consegue continuar operando de casa?

O escritório passa então a ter um papel diferente para a empresa: o de atendimento ao cliente, local de interação, relacionamento e aprendizado.

Com a flexibilidade de poder trabalhar em casa, você usa o escritório apenas quando precisar sair de casa para se reconectar com outras pessoas, ou quando precisa de um tempo mais focado. O escritório vira um ponto de encontro para você se reconectar com as pessoas.

E quando você tem um cliente? É só agendar com ele em uma sala de reunião, com toda a privacidade e profissionalismo de um escritório, mas sem a necessidade de precisar manter ele o tempo todo. É o sentimento de que não precisamos ter uma sala de reunião 365 dias se só a usamos 23 vezes no ano.

O comportamento do consumidor está mudando – e isso afetará diretamente os nossos negócios. É tempo de pensar diferente. E aí, a sua empresa está preparada para o “anywhere office” (escritório em qualquer lugar).

Oi, eu sou a Lívia Marostiga!

Apaixonada por marketing, colaboração e empreendedorismo, aqui no One Coworking conecto pessoas e negócios por meio de nossos planos, eventos e interações no cafézinho!